Eine profesionelle und zentrale Möglichkeit um Signaturen, Disclaimer, Werbebanner, Social Media Banner in Regensburg etc. automatisch und Endgeräte-übergreifend einzubinden, findet man in der Software CodeTwo Exchange Rules 2013.
Die Software arbeitet direkt am (lokalen) Exchange Server (in Regensburg) und sorgt so für stets korrekte Signaturen - diese werden nicht mehr in jedem Outlook, bzw. nicht mehr in jedem Smartphone, etc. einzeln pro Benutzer eingestellt, sondern werden so vom Server direkt in die E-Mail integriert. Dabei wird automatisch der Absendername des Benutzers eingefügt - für HTML E-Mails, RTF-Text oder für "reine Text" E-Mails kann eine eigene Signatur inkk.. Disclaimer festgelegt werden - das verspricht eine durchgehende Corporate Identity mit immer aktuellen Inhalten.
Dadurch kann man auch aktuelle Angebote, Messetermine oder kurzfristige Hinweise für Kunden und Lieferanten einpflegen.
Es lassen sich aber auch viele weitere Funktionen damit realisieren, wie automatische Anpassung, bzw. Umwandlung der verwendeten Schrift(en) in E-Mails, Weiterleitungen und Verteilung von E-Mails, die Integration von QR-Codes, automatische Integration von Dateien und Dokumenten in ausgehende E-Mails (so isst z.B. gewährleistet das immer die aktuellste Unternehmensbroschüre an Kunden versendet wird). Gesteuert wird die Software über ein umfassendes Remote Management und läßt sich dadurch an alle oder nur an ausgewählte E-Mail Adressen, bzw. Benutzer anpassen:
Die Software ist übrigens auch z.B. in einer Version für Microsoft Office 365 Accounts erhältlich.