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Laut einer Studie des renimierten Strategieberaters McKinsey verbringt man knapp 30% (genauer gesagt 28%) mit der Bearbeitung seiner E-Mails. Dabei beschäftigen wir uns nicht nur mit den Nachrichten von Kollegen, Kunden und Lieferanten, sondern natürlich auch mit Spam, Newslettern und anderer Werbung.

Wie wir mit unseren Mails umgehen, beeinflusst nicht nur unsere Produktivität sondern auch unser Wohlbefinden: wird es zu viel, leidet natürlich unsere Stimmung darunter.

Meist sind aber falsche, nicht vorhandene oder veraltete Organisationsabläufe Schuld am verlorener Zeit:

Einer der schwerwiegendsten Fehler ist es, E-Mails sofort zu beantworten - wer früh am Morgen schon zum Smartphone greift, kann getrost behaupten, dass hier was schief läuft. Ausserdem setzt man so die Messlatte der eigenen Verfügbarkeit unnötig hoch. Aus diesem Grund ist es auch auf der Arbeit nicht ratsam sofort auf jede E-Mail zu reagieren.

Experten raten dazu, sich bestimmte Zeiten einzurichten, in denen man seine E-Mails abarbeitet.

E-Mails von wichtigen Absendern sollte man z.B, mit einem Inbox-Filter vorsortieren, so dass diese bevorzugt gesehen werden.

Man sollte sich auch eine persönliche Ordner-Struktur zulegen, in denen man seine Mails sortieren und ablegt (z.B. Projektbezogen, Kundenbezogen, etc.). So findet man später wesentlich schneller frühere Nachrichten und Informationen. In den meisten E-Mail Programmen lassen sich E-Mails auch farblich markieren / sortieren. Auch Erinnerungen an bestimmte Mails und damit verbundene Aufgaben lassen sich meist leicht einrichten und entspannen den Workflow ungemein.

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