Digitalisierung - aber das Faxgerät muss bleiben!
- "Geschrieben von Matthias Pufke"
Die Migration digitaler Prozesse ist in vielen Firmen ein komplexes Unterfangen - viele Mitarbeiter und Chefs lieben ihre eingefahrenen (analogen) Arbeitsmethoden und fürchten jegliche Veränderungen.
Digitalisierung ist momentan in aller Munde - aber trotzdem sind E-Mail Posteingänge mit hunderten von ungelesenen Nachrichten keine Seltenheit. Genauso wenig wie Abhängigkeit vom Fax-Gerät oder Digitalisierung ohne Sinn und Verstand, was in aufgeblasenen Arbeitsprozessen endet.
Digitalisierung ist bei uns ein Management-Buzzword und in der Praxis geht es aber nur schleppend voran. Viele Unternehmen sind bisher untätig gewesen, es gibt bei einigen zwar Fortschritte, aber die großen Veränderungen und Verbesserungen, bleiben jedoch aus. Dabei steckt in der Digitalisierung viel Potential auf allen Seiten die damit zu tun haben.
Die Unternehmensberatung Accenture hat herausgefunden, dass vier von fünf Digitalisierungsprojekten abgebrochen werden oder erfolglos sind. Und das, obwohl über 80 Prozent der Mitarbeiter der Digitalisierung gegenüber prinzipiell positiv eingestellt sind.
Welche Gründe verhindern bei uns die Digitalisierung?
Grund 1: schlechte interne Kommunikation
Beispiel: Oft wird vom Management der Grund "Kosten sparen" für die Digitalisierung kommuniziert. Besser währe: Prozesse verbessern - vom Kosten sparen sieht der Mitarbeitern erst einmal keinen direkten Grund, mit der Begründung "Prozesse verbessern" kann er sich aber viel eher identifizieren.
Grund 2: Unkenntnis in Sicherheitsfragen
Beispiel: Das digitale Signieren von Dokumenten ist entweder unbekannt oder wird (fälschlich!) als unsicher eingestuft. Und in Bezug auf Sicherheitsfragen kann man auch gerne auf den Administrator und/oder Datenschutzbeauftragten zurückgreifen.
Grund 3: Komfortzone und eingefahrene Prozesse
Beispiel: Die private verbotene Handynutzung am Arbeitsplatz steht oft einer effizienten unnötig im Weg
Grund 4: Furcht vor internen Widerständen
Beispiel: Werte, die vor 50 Jahren noch eine goldene Zukunft garantierten, sind heute teilweise überholt. Die Zeiten ändern sich durch geänderte Bedürfnisse - der Erfolg von Startups kommt nicht verbohrten Denken, sondernvom Mut zu Neuem!
Grund 5: das liebe Geld
Beispiel: Veränderungen, die erst einmal Geld kosten, werden gerne hinausgeschoben - Software kostet Geld, Umschulungen der Mitarbeiter ebenfalls. Was aber dadurch direkt durch bessere Prozesse eingespart wird und was indirekt eingespart wird, weil man durch die angegangene Digitalisierung vom untätig gebliebenen Mitbewerber abgesetzt hat wird oft nicht oder völlig falsch einkalkuliert.
Grund 6: Digital ist nicht immer besser
Beispiel: Ein Grund, der berechtigterweise gegen eine sofortige Digitalisierung von möglichst allem spricht - einige Vorgänge können momentan einfach noch nicht adäquat digital abgebildet werden. Manche Dinge, wie ein persönlicher Kundensupport müssen einfach sein - hier lohnt sich ein Blick auf andere Dinge, die sich besser digitalisieren lassen.
Ergo: Prioritäten setzen, denn der Kunde geht zuerst
Kunden sollten nicht einfach nur so an erster Stelle kommen, denn sie sind auch die Ersten, die bei einer nicht zufriedenstellenden Leistung gehen.
Was will der Kunde? Wie kann die Digitalisierung in seinem Sinne vorangebracht werden?
Ein Unternehmen sollte sich auch fragen wie es Mitarbeitern das Leben einfacher und komfortabler machen und damit die Prozesse verbessern kann. Ganz oft ist die Digitalisierung von Prozessen die richtige Antwort und eine interne Verbesserung führt meist auch zu mehr Kundenzufriedenheit.