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Aufgrund des Coronavirus arbeiten nun schlagartig viele Menschen im Home-Office - die Arbeit zu Hause ist für viele aber noch ungewohnt und führt zu neuen Herausforderungen.

Bereits seit einigen Jahren, noch weit vor den politischen Home-Office Debatten seit Herbst letzten Jahres bieten viele Unternehmen ihren Angestellten die Möglichkeit, zumindest gelegentlich im Home-Office zu arbeiten. Eine zeitliche und räumliche Flexibilität sind Pro-Argumente der Arbeitnehmer, um zum Beispiel flexibler bei Arztterminen oder Kinderbetreuung zu sein. Dennoch wird in vielen Unternehmen Home-Office bislang meist nur tageweise genutzt und akzeptiert.

Als Vorsichtsmaßnahmen zur Verhinderung der Ansteckung und der Ausbreitung des Coronavirus arbeiten nun vermehrt Mitarbeuter für mehrere Wochen ausschließlich im Home-Office.

Die Situation erfordert neue Methoden des Zusammenarbeitens – sowie der Entwicklung einer entsprechenden Arbeits- und Vertrauenskultur. Richtig angewendet lässt sich im Home-Office oft sogar eine bessere Kommunikation erreichen als im Großraumbüro.

Voraussetzungen

Die benötigten relevanten Informationen und Unterlagen müssen elektronisch vorliegen bzw. müssen Prozesse digitalisiert sein. Bisherige Investitionen in Digitalisierung zahlen sich plötzlich zusätzlich aus. Wenn wichtige Unterlagen nur auf dem Papier existieren, ist eine dauerhafte Arbeit im Homeoffice nicht effizient möglich.

Außerdem ist ein geeigneter Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung notwendig - ein eigenes Arbeitszimmer ist  auf jeden Fall hilfreich. Zum einen um Geräusche, zum Beispiel von den Kindern, in der Wohnung zu minimieren, aber auch um eine klare Trennung für die Familienmitglieder zwischen Arbeitsumgebung und Freizeit zu schaffen. Weiterhin lässt sich nach Feierabend die Tür zum Büro beziehungsweise zur Arbeit aber auch einfach schließen – auch mental.

Der Arbeitsplatz muss den ergonomischen Anforderungen gerecht werden – und der Arbeitgeber muss das auch im Homeoffice gewährleisten. Dazu gehören neben dem möglichst höhenverstellbaren Schreibtisch ein geeigneter Bürostuhl und ein großer Monitor. Zur technischen Infrastruktur gehört weiterhin natürlich ein Laptop, von dem aus sich auf alle relevanten Anwendungen und Daten zugreifen lässt, beispielsweise über ein VPN. Für Videokonferenzen ist die Upload-Geschwindigkeit wichtig, die möglichst über 10 MBit/s liegen sollte.

Teamwork im Home-Office

Wie arbeitet man mit Teamkollegen produktiv zusammen - synchron oder asynchron? Der Wechsel zur Remote-Arbeit erfordert ein Umdenken und lässt sich nicht eins zu eins von der bisherigen Arbeitsweise im Büro übertragen.

Asynchrones = zeitversetztes Zusammenarbeiten
Das asynchrone, zeitversetzte Arbeiten erfordert Arbeitspakete, die sich eigenständig bearbeiten lassen. Dazu müssen die Schnittstellen zu den Kollegen und anderen Abteilungen klar definiert sein und wer wann etwas benötigt.

Synchrones = parallels Zusammenarbeiten
Anstatt dass jeder von daheim aus vor sich hinarbeitet, lässt sich dank Digitalisierung und technologischem Fortschritt ein virtueller Teamraum einrichten, in dem alle gemeinsam auf ein konkretes Artefakt schauen und daran zusammen ergebnisorientiert arbeiten.

Kontrolle & Vertrauen

Ein großes Problem beim Arbeiten von Zuhause aus ist, dass Führungskräfte ihre Teams nicht mehr arbeiten sehen und dadurch Zweifel an deren Produktivität bekommen - ein bewährtes Mittel dagegen ist, die Führungskraft immer durch regelmäßige Einblicke auf dem Laufenden zu halten: Und zwar schriftlich, asynchron und öffentlich. Öffentlich bedeutet, jedes Teammitglied schreibt am Ende des Tages in einen firmen- oder abteilungsöffentlichen Kanal einen kurzen Bericht über das, was es heute für berichtenswert hält.

Fazit

Richtige strukturierte Arbeit im Home-Office kann produktiver sein als im Büro, selbst für eingespielte Teams – jedoch nur mit einem geeigneten Arbeitszimmer, der richtigen Hard- und Software sowie der passenden Arbeitsweise. Belohnt wird man damit, weniger zu pendeln oder etwa mit dem gemeinschaftlichen Abendessen mit dem Partner oder der Familie.