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Eines ist sicher: Der Weg führt in die Cloud und es ist noch viel Luft nach oben für Verbesserungen ...

Zur Cloud kann man geteilter Meinung sein und es muss individuell abgeschätzt werden ob sie einen effektiven Mehrwert bringt oder ob Sie Gefahren birgt. Was einen Mehrwert bringt ist vermutlich für alle relativ klar: Die Dateien sind Geräte- und ggf. auch Benutzerübergreifend verfügbar - auch mal schnell von unterwegs aus.

Und genau hier fangen auch die Nachteile an: Oft (abhängig vom Cloud-Anbieter) ist keine individuelle Rechtestruktur möglich - entweder bekommen alle freigegebenen Nutzer Zugriff auf alle Daten oder man muss umständlich zweimal Rechte vergeben: für lokale Anwendungen und für den Zugriff auf Inhalte der Cloud.

Desweiteren muss sorgfältig abgewägt werden, welche Daten in der Cloud gespeichert werden: Medizinische Befunde von Patienten, HR (Human Resources) Unterlagen haben ebenfalls nichts in der Cloud zu suchen da dies i.d.R. nicht mit der DSGVO in Einklang zu bringen ist.

Aber auch die Themen Datensicherung (wie sichert man die Daten die in der Cloud liegen) und Verfügbarkeit (kann man damit leben, wenn die Daten auf Grund eines Internetausfalls für den Zeitraum "X" nicht greifbar sind)?

Und was tut man, wenn man auf die Daten im Falle einer Sperrung nicht mehr zugreifen kann? Bei Microsoft identifiziert man sich i.d.R. über eine sogenannte "Microsoft Live ID" - diese kann z.B. jederzeit seitens Microsoft gesperrt werden - das kommt nicht täglich vor, aber es kommt vor - eine Entsperrung ist so gut wie nicht möglich. Oft sind die Gründe profan: das Konto wurde gehackt oder man hat versehentlich ein Bild der eigenen badenden Kinder oder ähnliches mit hochgeladen - das wird als "Darstellung mit nackter Haut" zur Last gelegt. Auch ein Zugriff über eine (eigentlich nur lobenswerte) VPN-Verbindung kann gegen Nutzungsbedingungen verstossen, da sich dadurch Länderkennungen verschleiern lassen.

PS: Der Support für "Office 2016 für Mac" endet bald (am 13.10.2020) - Office 2016 erhält dann keine Unterstützung mehr. Der Nachfolger Office 2019 erhält noch Support bis 2023, aber spätestens ab 2025 werden viele On-Premises-Produkte (also Produkte die man einmalig kauft und dann theoretisch unbegrenzt nutzen kann - theoretisch, da eine erneute Aktivierung (z.B. im Zuge einer Neuinstallation oder Reparartur-Installation) oft zeitlich begrenzt ist (nach Support-Ende ist daher eine erneute Aktivierung oft nicht mehr möglich).

PPS: Man sieht an Hand dieser Beispiele ganz deutlich wo noch Luft nach oben für Verbesserungen ist! Daher sind wir Ihr Ansprechpartner wenn es um eine Lösungsfindung für die Zukunft geht.