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DSGVO & E-Mail Signaturen?

Man kann es kaum glauben, aber seit Inkrafttreten der DSGVO gelten auch für die E-Mail-Kommunikation besondere Anforderungen - hier muss dem Kapitel 13 der DSGVO in Form von entsprechend angepassten E-Mail-Disclaimern Rechnung getragen werden!

Artikel 13 der DSGVO - hier geht es um die Rechte der Betroffenen – insbesondere um die Informationspflichten des Verantwortlichen gegenüber jenem bei der Erhebung von personenbezogenen Daten.

Für die Praxis bedeutet das, das es um das Recht des Betroffenen geht, darüber informiert zu werden, welche Daten gesammelt werden und wie diese Daten verarbeitet werden:

  • Informationen zur Art der gesammelten Daten, also beispielsweise den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen oder die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
  • Informationen zur Verarbeitung der Daten und den Rechten des Betroffenen, also beispielsweise die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer oder das Bestehen eines Rechts auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die betreffenden personenbezogenen Daten.

Diese neuen Pflichtinhalte aus Artikel 13 DSGVO in den E-Mail-Disclaimer einzufügen ist auf Grund der Länge, respektiv Menge an Informationen problematisch. Praktikabler ist die sogenannte Link-Lösung, mit Hilfe derer Sie per Link auf eine entsprechende Seite Ihrer Website verweisen, die alle erforderlichen Informationen zu Art und Verarbeitung der Daten enthält.

Beim Thema DSGVO ist es entscheidend, Einheitlichkeit und Aktualität der Disclaimer garantieren zu können.

In den meisten Unternehmen wird aber immer noch die Disclaimer-Funktion (=Signaturfunktion) des E-Mail-Clients oder E-Mail-Servers genutzt, also beispielsweise Microsoft Outlook oder Microsoft Exchange. Meist bleibt es den Nutzern überlassen, die vorgegebenen Texte oder die grafische Gestaltung korrekt umzusetzen. Um DSGVO-Konformität und damit Rechtssicherheit zu garantieren, bleibt jedoch kein Gestaltungsspielraum. NoSpamProxy Disclaimer ermöglicht das zentrale Verwalten von E-Mail-Disclaimern und garantiert so eine unternehmensweite Konformität mit der DSGVO.  

So stellen Sie außerdem sicher, dass auch weitere Pflichtinhalte wie beispielsweise der vollständige Firmenname, eine ladungsfähige Anschrift sowie die korrekte Firmierung inklusive eines Hinweises auf das Impressum in allen E-Mails Ihres Unternehmens vorhanden sind.

Übrigens: Sollte die Signatur Elemente wie großflächige oder animierte Banner mit direkten Werbebotschaften enthalten, benötigen Sie in jedem Fall die vorherige Einwilligung des Empfängers.

Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern ist nur informativer Art für unsere empfohlene Lösung von noSPAM Proxy.

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